Решение для ЖКХ

Ключевым показателем эффективности компаний и организаций сферы жилищно-коммунального хозяйства является собираемость коммунальных платежей. В этой связи выпуск и доставка платежных документов должны быть выполнены не только точно и быстро, но и в соответствии со всеми нормативно-процессуальными требованиями, основным из которых является ФЗ № 152 «О персональных данных».

Одно из основных требований этого закона говорит буквально «обеспечить защиту персональных данных от любого случайного доступа третьих лиц», что фактически запрещает отправку счетов-квитанций в открытом виде. Именно поэтому большинство квитанций об оплате коммунальных услуг доставляются в почтовые ящики абонентов в закрытом виде: в конвертах или чаще в виде бесконвертных отправлений (мэйлеров).

В виду того, что сама по себе квитанция чаще всего занимает не более одной стороны половины листа А4, наиболее экономичным форматом обеспечения конфиденциальности таких документов для формирования счетов-квитанций для физических лиц является бесконвертное отправление (мэйлер). Повсеместное использование данного вида отправлений сформировало универсальный вид отправления в виде листа А4 сложенного вдвое в виде несимметричного С-фальца с клапаном для размещения адреса получателя.

Данный лист-квитанция складывается, заклеивается и перфорируется таким образом, что в процессе доставки можно увидеть только адрес получателя, размещенный на клапане отправления, а сама квитанция, содержащая переменную персональную информацию о начислениях, размещается в нижней части листа, скрытой путем двух сложений. При соблюдении всех требований закона такой сформировавшийся тип отправления позволяет также сэкономить, как минимум, на трех основных статьях затрат:

1) Минимальные затраты на цифровую печать документа.
Данный вид отправления позволяет печатать адресную информацию получателя и квитанцию на одной стороне листа А4. Обратная сторона квитанции может быть использована для выделения цветом отправления по каким-либо дополнительным критериям или для размещения дополнительной социальной информации и/или информирования абонентов о новостях ресурсоснабжающей организации. При этом данная неперсонализированная информация может наноситься уже более экономичной офсетной печатью.

2) Экономия на конвертах.
Как следует из названия данного вида почтового отправления, оно не требует использования конверта. Возможно, стоимость конверта может показаться незначительной по сравнению со стоимостью изготовления и доставки квитанции, но когда речь идет о ежемесячной отправке десятков и сотен тысяч, а часто и миллионов таких квитанций, экономия на стоимости конвертов становится очень существенной.

3) Экономия на почтовом тарифе.
Тарифы большинства курьерских служб, а также АО «Почта России» на доставку мэйлеров существенно меньше, чем на доставку квитанций, упакованных в конверты. Этот фактор часто является ключевым при выборе формата бесконвертного отправления для рассылки счетов-квитанций.

Кроме того, специфика подготовки счетов-квитанций, как биллинговых документов, предполагает печать и конвертование квитанций в очень сжатые сроки (обычно 3-5 дней). Для выполнения больших объемов квитанций используется промышленное оборудование для изготовления мэйлеров, которое значительно дешевле промышленного оборудования для упаковки документов в конверт.

При этом для подготовки к рассылке закрывающих бухгалтерских документов юридическим лицам-клиентам ресурсоснабжающих организаций можно использовать бюджетную офисную систему для упаковки документов в конверт, т.к. комплект документов будет состоять уже из нескольких листов.