Решения для банков и страховых компаний

Финансовый сектор экономики, представленный в большей его части банками и страховыми компаниями, осуществляет взаимодействие со своими клиентами, как с помощью электронного документооборота, так и путем обязательной в ряде случаев бумажной письменной корреспонденции.

Данная двусторонняя письменная коммуникация требует современных скоростных решений для обеспечения максимальной эффективности предоставления полного спектра финансовых услуг на должном уровне. Как правило, такие почтовые отправления отличаются разнообразием и индивидуальностью рассылаемых комплектов документов. Данные комплекты могут содержать несколько многостраничных персонализированных документов, а также индивидуальные пакет рекламных и информационных материалов, предназначенных для каждого конкретного существующего или потенциального клиента. Процесс подбора такого комплекта требует от отправителя максимальной точности наряду со скоростью выполнения данной операции, исключающей вероятность любой ошибки.

Максимальную точность, гибкость и скорость подготовки таких индивидуальных комплектов документов может обеспечить только автоматизированные решения на базе конвертовальных систем. Использование режима работы конвертовальной системы по оптическим меткам (OMR, штрихкод, DataMatrix, QR-код и т.д.) позволяет в автоматическом режиме формировать индивидуальные комплекты из разных потоков многостраничных персонализированных документов и различного набора дополнительных неперсонализированных информационных и/или рекламных вложений.

Операционная деятельность финансовых организаций также отличается многозадачностью, требующей параллельного выполнения процессов подготовки к рассылке документов и материалов разным типам клиентов, для разных задач. Так, для выполнения биллинговых рассылок могут использоваться конвертовальные системы с минимальным функционалом, но выполняющие упаковку конвертов в максимально сжатые сроки, а для подготовки к отправке рекламных комплектов материалов применяться офисные конвертовальные системы с расширенным набором устройств для подачи самого разнообразного и уникального набора вложений.

Также если при работе одного основного центра рассылки можно организовать коммуникацию получателей с филиальной сетью, нанося на конверты адреса и контакты конкретного филиала, в зоне ответственности которого проводится рассылка. Это можно сделать с помощью адресного принтера. Адресный принтер также позволит наносить любую переменную текстовую и графическую информацию, как на пустые, так и упакованные конверты. Адресные принтеры специально разработаны для печати на конвертах с учетом их специфики по плотности, комбинации используемых материалов, а также специфических форматов конвертов, вызывающих проблемы и сложности при печати на обычных офисных принтерах.

Для сокращения и контроля сроков доставки писем, а также сокращения расходов на подготовку к их отправке, рекомендуется использование франкировальной системы. Франкировальная машина в автоматическом режиме проставит знаки оплаты почтового тарифа (франка), заменив этим необходимость наклейки марок в ручном режиме. Система также проставит дату франкирования, от которой исчисляется срок доставки отправления для обеспечения проведения корректной претензионной работы.

При обработке большого количества входящей письменной корреспонденции использование автоматических письмовскрывателей позволит до минимума сократить вовлеченный персонал и время на вскрытие и извлечение содержимого конвертов для дальнейшей сортировки полученных документов.